28 lutego 2013 r. w Spa Orkana odbyło się drugie spotkanie Klubu Sponsora. Gościliśmy ponownie kilkudziesięciu przedstawicieli różnych organizacji, instytucji i firm oraz prasy, którzy uwielbiają organizować, tworzyć i wprowadzać nowe idee w życie.
Trzech kolejnych przedstawicieli reprezentujących Firmy Sponsorskie otrzymało dyplomy Członków Klubu Sponsora:
- Beata Kołtun– właścicielka Centrum Nowoczesnej Kosmetyki SLIM LINE
- Monika i Maciej Kulka– współwłaściciele OSK KULKA
- Edmund Baraniecki– współwłaściciel Spa Orkana
Na naszym spotkaniu gościli także dotychczasowi członkowie:
- Ewelina Makowska- właścicielka Eveline- Style Atelier
- Tomasz Telej- właściciel Instytutu Urody BONSAI SPA
Główne pytania i wyzwania, które towarzyszyły temu spotkaniu to:
– Co powinna zawierać dobra oferta sponsorka?
– Jaka powinna być- szczegółowa czy zwięzła?
– Czego się wystrzegać?
– W jaki sposób podejmować pierwszy kontakt z potencjalnym Sponsorem?
Tę dyskusję najlepiej podsumuje zestaw zasad, jaki zaproponowali uczestnicy po bogatej wymianie informacji.
– DEKOLOG SPONSORINGU EVENTÓW –
I. Ustal grupę docelową Twojego wydarzenia oraz jego cel!
Robiąc coś dla wszystkich i bez konkretnego celu nie osiągniemy sukcesu. Działania dedykowane do konkretnej grupy w sposób przemyślany i zorganizowany czynią wydarzenie wyjątkowym i atrakcyjnym. Pozwala to bezapelacyjnie wybrać także grupę potencjalnych Partnerów do organizacji przedsięwzięcia.
II. Twórz oferty sponsorskie na jedną stronę lub maksymalnie 2 strony A4 pisane językiem korzyści
Ceń czas Firmy, która niejednokrotnie przyjmuje kilkadziesiąt propozycji dziennie. Umiej również tak syntetycznie i atrakcyjnie opisać swój event, aby przykuć uwagę Sponsora. Wiele badań pokazuje, że zwykle decyduje 5 pierwszych sekund, które determinują czy Twoja oferta będzie przeczytana do końca. Pamiętaj o tym!
III. Twórz pakiety sponsorskie, ale pozwalaj na ich elastyczność
Dopasowuj ofertę pod danego sponsora i nie postępuj szablonowo. Twoja oferta powinna zawierać kilka propozycji dot. współpracy, które określają pewien korytarz finansowy i co za tym idzie korzyści ze współpracy dla Sponsora. W trakcie rozmowy mogą one zostać wówczas dostosowane do potrzeb i możliwości konkretnej Firmy.
IV. Dobieraj media odpowiednie do odbiorców wydarzenia
Zdobywaj patronów wydarzenia, a potem idź do sponsorów. Kampania marketingowa i towarzyszące jej kanały dotarcia do uczestników stanowią kluczowy element przygotowywania eventu i Twojej oferty sponsorskiej. Po pierwsze decydują o sukcesie wydarzenia, po drugie stanowią konkretną informację dla Partnera odnośnie rozmiarów rozgłosu wydarzenia, a także stanowią o jego prestiżu. Jakością i doborem partnerów medialnych decydujesz o jakości Twojego eventu.
V. Wyznaczaj opiekuna do kontaktu ze sponsorem
Będzie to osoba utrzymująca od początku do końca kontakt ze Sponsorem. Do niej będzie należało informowanie Sponsora o ustalonych warunkach współpracy, zmianach w trakcie organizacji, etapach przygotowywania eventu, zaproszeniu go na oficjalne uroczystości, zadbanie o dostarczenie materiałów promocyjnych Firmy Sponsorskiej po ostateczne sprawozdanie, wspólne podsumowanie eventu oraz PODZIĘKOWANIE ZA WSPÓŁPRACĘ. Zaś Sponsor będzie miał jasny i pewny kontakt w każdej chwili do osoby, która odpowie mu na każde pytanie i pomoże wyjaśnić organizacyjne kwestie.
VI. Umów się telefonicznie na pierwsze spotkanie ze Sponsorem w dogodnym dla niego terminie
Wysyłanie masowego mailingu do przypadkowych firm jest stratą czasu. To niemal każdy z nas wie. Ryzykowne jest także podejmowanie kontaktu przychodząc niezapowiedzianie z ulicy. Sponsor w danej chwili może być zajęty, będzie z pewnością zaskoczony Twoją wizytą i wpłynie to niekorzystnie na Twój wizerunek.
VII. Kilka informacji, jakie powinien uzyskać Sponsor w rozmowie z Tobą
Przedstaw sponsorowi grupę docelową, do której chcesz trafić. To podstawowy czynnik decydujący o współpracy. Musi zachodzić zależność między grupą docelową uczestników wydarzenia a grupą klientów Firmy. To co powinieneś wskazać to także zasięg promocji wydarzenia, oferowane instrumenty promocji wizerunku sponsora oraz wynikające z nich korzyści.
Przed spotkaniem przygotuj się do rozmowy. Poznaj czym Firma się zajmuje, kto jest jej właścicielem, jakie ma tradycje oraz czemu i jakim wartościom podporządkowuje swoje działania. To z pewnością pomoże Ci dostosowaniu warunków wzajemnej współpracy.
VIII. Bądź w stałym kontakcie
Po wynegocjowaniu warunków współpracy i podpisaniu umowy pamiętaj o stałym kontakcie ze Sponsorem. Prowadzenie całej współpracy leży po Twojej stronie. Podawaj w trakcie także informacje jacy inni sponsorzy oraz partnerzy wspierają dane wydarzenie.
Przypominaj o swym wydarzeniu sponsorom, często w natłoku obowiązków mogą przeoczyć przekazane wcześniej zaproszenie.
Odwiedź wcześniej Firmę, by odebrać materiały promocyjne na część oficjalną. Zadbaj by wcześniej uprzedzić o tym Sponsora.
Proponuj uwiecznienie udziału sponsora w formie video lub fotorelacji dedykowanej tylko jego marce. Będzie to wizytówka Firmy także po zakończeniu eventu.
IX. Podziękuj sponsorom po zorganizowaniu wydarzenia
Często w firmie jest kilku współwłaścicieli. Dziękuj temu przedstawicielowi firmy sponsorującej, od którego zależała decyzja. „Dziękuję”– w biznesie to bardzo ważne słowo i jest wyrazem szacunku i uznania dla drugiej strony.
Przy podziękowaniu przygotuj sprawozdanie ze współpracy! Przedstaw co i w jaki sposób się udało zorganizować: liczba uczestników, liczba komunikatów o wydarzeniu, goście specjalni wydarzenia, liczba partnerów i inne informacje opisujące Twój event!
X. Pytaj sponsorów o ich ocenę wydarzenia i dowiedz się co według sponsora można poprawić na przyszłość
Wielu organizatorów boi się o to zapytać. Zupełnie niepotrzebnie. Sponsor może wiele zasugerować i ulepszyć swoimi spostrzeżeniami kolejną edycję eventu. I jesteśmy pewni, że doceni Twoją otwartość na opinie innych!
I najważniejsza niepisana zasada- Szanuj Sponsora na każdym etapie współpracy i po jej zakończeniu, bo… w biznesie najważniejsze są relacje!
Podkreślamy, że są to opinie wyrażone przez uczestników spotkania!
SZCZEGÓLNE PODZIĘKOWANIA dla Iwa Jabłońskiego i Szymona Qavtana Furmaniaka za podzielenie się swoimi spostrzeżeniami i wnioskami!
Spotkanie zakończyło się jak zwykle wręczeniem Sponsorom specjalnych wyróżnień dla nowych Firm tworzących Klub Sponsora w Lublinie, które będą wisieć w ich siedzibach i przypominać o tym wyjątkowym spotkaniu.
Po części oficjalnej wszyscy uczestnicy pozostali na części networkingowej, gdzie mieli okazję się zapoznać, porozmawiać i wymienić wizytówkami. Rozmowom towarzyszyła przerwa kawowa i poczęstunek. Było tak ciekawie, że nasze rozmowy zakończyły się po godz. 20:00 (po ponad 3 godzinach!)
Kolejne spotkanie już 21 marca– w pierwszy dzień wiosny. Tematem przewodnim będzie: „Patronat medialny”.
Do zobaczenia!
A tu znajdziecie krótki skrót video!
